ERP tanácsadás Blog

Referencialátogatás – Hasznos szokás vagy régi beidegződés?

Az ERP rendszerek cseréjénél egy fontos szempont szokott lenni a referencia ellenőrzése, amikor kikérjük olyan felhasználók véleményét, akik már régebb óta használják a kiszemelt rendszert. Felmerül azonban az a kérdés, hogy ez egy valóban hasznos szokás vagy csak egy régi beidegződés.

A legfontosabb kérdés annak tisztázása, hogy ezzel az eljárásunkkal valójában mit minősítettünk. A probléma megértésére lássunk néhány példát. Egy kifejezetten fejlett ERP rendszer véletlenszerűen kiválasztott felhasználója oly mértékben utálta a rendszert, hogy már kellemetlen volt hallgatni a véleményét. Egy másik esetben megtudtam, hogy az a rendszer, amelyet soha, semmi szín alatt nem ajánlanék senkinek minden igényt kielégítő, kiváló program. Ha el akarjuk kerülni az ilyen csapdákat, akkor pontosan kell tudnunk, hogy ezekben az esetekben valójában mit minősítünk. Az első esetben az ERP választást, ugyanis a már gyűlölködéssel felérő véleményt az váltotta, ki, hogy a cég nem a felkészültségéhez és teherbíró-képességéhez illeszkedő rendszert választott. A második esetben a felhasználó igényszintjéről kaptunk tájékoztatást.

Viszont egyik esetben sem volt köze a referencia véleménynek a rendszer minőségéhez. A kedvenc példám egy automatikus kontírozási megoldáshoz kapcsolódik. Az alábbi ábra egy ilyen kontírozási algoritmus részletet mutat be.

Referencialátogatás kép

Amikor a rendszerrel kapcsolatban kérdést tettem fel a főkönyvelőnek akkor egy lesújtóan negatív választ kaptam, amelyben leginkább a fejlesztők szellemi képességét vonták kétségbe. Itt már nem olyan egyszerű az igazság kihámozása. Valójában arról van szó, hogy a főkönyvelő egyáltalán nem értette meg és nem fogadta el a fejlesztők szándékait, annak ellenére, hogy az oktatás rendben megtörtént és a rendszer működése is kellőképpen dokumentálva volt. Nem egyértelmű, hogy a főkönyvelő hozzá nem értése okozza a félreértést. Az azonban biztosra mondható, hogy a főkönyvelő hozzáállása miatt értékelhetetlen a referencialátogatás. Kétségtelen az is, hogy itt a bevezetőnek fel kellett volna ismerni a veszélyt és megoldást kellett volna találni a problémára, ha máshogy nem, hát úgy, hogy nem implementálja ezt az eljárást. Vélhetőleg valami olyasmiről lehet szó, hogy van aki nehezebben tudja elfogadni, hogy egy szoftver képes megtanulni könyvelni. A veszély abban van, hogy egy nem kellően gyakorlott kérdező egy itteni referencialátogatásnál kifejezetten rossz következtetésre juthat, holott egy fiatal főkönyvelő mellett ez egy kiváló rendszerként jelent volna meg.

A másik csapdába akkor esünk bele, ha elfogadjuk a beszállító referencia javaslatát. Ez kidobott pénz és idő. A beszállító minden esetben olyan „lezsírozott” referenciát fog ajánlani, amellyel nem is érdemes foglalkozni. Azonban kifejezetten rossz üzenet, ha egy beszállító az oldalán nem sorol fel referenciákat. Elfogadhatónak tekinthető ez a megoldás akkor, ha kérésre megnevezi a referenciákat, ugyanis senki nem szereti, ha nem egyeztetett ügyfeleit zaklatják. Bizonyos munkáknál kifejezetten megtiltja a vevő, hogy referenciaként megnevezzék. Sajnos pont ezek az esetek lennének igazán hasznos referenciák.

Az ERP minősítések során a referencia tanulmányozása gyakorlatilag elkerülhetetlen. Van pl. olyan ERP rendszer, amelynek az adatbevitele jelentősen eltér az Excel szabványtól. Ennek az a következménye, hogy 10 rögzített adatból 2-3-at mindig elgépeltem. Emiatt minden rögzített adatot gondosan ellenőrizni kell, amely lassítja az adatbevitelt és növeli a felhasználói terhelést. Nehéz megmondani, hogy ez hiba vagy csak szokatlan megoldás. Ilyenkor kell felkeresni egy olyan referencia helyet, ahol hosszú ideje dolgoznak a rendszerrel. A felhasználó mögé kell állni és figyelni kell a rögzítés folyamatát. Ha a rögzítés lendületében törések vannak, akkor hibáról kell beszélnünk egyébként csak szokatlan megoldásról.

Az ERP minősítéseknek feltételen ki kell térni a felhasználói elégedettség és a felhasználói terhelés kérdésére, ezekhez nélkülözhetetlen referenciák meglátogatása. Ilyenkor azonban nem konkurens szakember megy és nem gyártói, értékesítői, vevői minőséget vizsgál, hanem szakmai minősítést végez.

Ez viszont komoly felkészültséget és tanulmányozást igényel, egy referencialátogatás keretében esélytelen elvégezni.

Beszállító minősítése referencialátogatással

Felmerül az is, hogy referencialátogatással tudunk-e képet kapni a beszállítóról. A helyzet ugyanaz, a felhasználó ítéletalkotását a rendszer, az ERP választás és a saját fogadóképessége befolyásolta. Néhány referencia meglátogatásával gyakorlatilag lehetetlen a beszállítót minősíteni. Erre önálló technikák és szolgáltatások állnak rendelkezésre.

Hangsúlyoznom kell, hogy a partner személyes meglátogatását semmi sem pótolja!

Tehát amire készülnünk kell:

  • A referencialátogatások egyik problémáját az jelenti, hogy az ERP rendszer sikere a Bevezető – Vevő – ERP rendszer kapcsolaton múlik és ebből a vevő nem hagyható ki. Azaz sohasem az ERP rendszert látjuk, hanem csak egy konkrét implementációt, amit az adott vevő befogadóképessége alapvetően meghatározott. Erre viszont nem vagyunk kíváncsiak.
  • A látogatás másik nagy problémája, hogy valójában nem is az ERP rendszerre kíváncsi az ember, hanem arra, hogy a bevezetéssel milyen szervezeti változásokat lehetett elérni, mennyi idő alatt, mennyivel nőtt a cég teljesítménye, csökkent-e a költség, lehetett-e munkahelyeket megtakarítani és mindezt a saját iparágunkban. Na, ez az, amit sohasem fogunk megtudni egy konkurens cégtől.
  • Számolnunk kell azzal is, hogy igazán profi cégek sohasem fogadnak referencia látogatót.

Összességében azt mondanám, hogy a referencialátogatások általában nem hozzák meg a kívánt eredményt, sőt kifejezetten veszélyt jelent a választás során.

A rendszerek működésének – marketingmentes – megtekintésére elvben mégis van lehetőség. Erre szolgálnak a referencia intézmények, amikor egy gazdálkodási egység eleve úgy lett kialakítva, hogy bemutassa a módszertant és támogassa a megoldás átvételét. Ilyent elsősorban költségvetési cégeknél, egyházaknál és oktatási intézményeknél találhatunk, ahol a többletterhelést valamilyen költségvetés finanszírozza.

Véleményem szerint a versenyszférában is van esély valami hasonlóra, de ennek üzemeltetése a gyártó feladata lenne. Erre a célra létre kell hozni egy referencia telepítést, fel kell tölteni valós mennyiségű és tartalmú adatokkal és elérhetővé kell tenni az érdeklődők számára. Gondot okozhat, hogy egy ERP rendszer kezelésének a betanítása hosszú időt igényel, a forgalmazók pedig attól félnek, hogy a hiányos ismeretekkel rendelkező felhasználók hibás következtetéseket vonnak majd le és így elfordulnak a rendszertől. Nehézséget jelent az is, hogy a vevők oktatása és felkészítése a felhasználásra igen költséges.

A problémát abban látom, hogy jelenleg az oktatást a bevezető cégek végzik, általában több milliós díjazás ellenében. Kétségtelen, hogy ez egy testreszabott megoldás, testreszabott oktatása, de az is tény, hogy tesztelés, betekintés céljára használhatatlan megoldás.

Pedig jó példa van bőven. Egy, az ERP rendszereknél összehasonlíthatatlanul bonyolultabb Windows szerver program oktatása ennek a töredékébe kerül, és mély ismeretekhez jut a nebuló. Mégpedig azért mert az oktatást oktatócég végzik és rendelkezésre állnak olyan oktatási segédletek, amelyek lépésről lépésre – mintapéldákon keresztül – vezetik be a felhasználót a rendszer rejtelmeibe. Az oktatás és a hozzá tartozó gyakorlat lehetővé teszi a biztonságos elindulást, a szakmai leírások pedig a részletekben való elmélyülést.

A főiskolákon és egyetemeken folyik ERP oktatás. Aki oktatott már ERP-t az tudja, hogy a versenyszférában nem ilyenre van szükség, de az is világosan látszik, hogy megszervezhető a versenyszféra számára is egy szakirányú ERP oktatás. Ez természetesen nem lehet ingyenes, de miután a cégek valódi értéket kapnak érdemes megfizetniük, még az esetben is, ha végül nem azt a rendszert választják.

Az oktatást szakterületenként és folyamatonként kell megszervezni, ahová a cégek a kulcsfelhasználóikat küldik el. Az oktatásnak kifejezetten életszerűnek kell lenni és fel kell arra is készülni, hogy a meglévő korszerűtlen szervezési megoldásokból származó hibás kérdésekre is valódi választ lehessen adni.

Egy ilyen kezdeményezés már van.

A Microsoft Dynamics NAV kiadott egy felhőben elérhető telepítést, amelyhez segédeszközként egy olyan leírást készített, amely lépésről lépésre – mintapéldákon és ábrákon keresztül – vezeti be az érdeklődőt a rendszer használatába.

Bízzunk abban, hogy további lépések is követik a kezdeményezést.

  • Megosztás: