ERP tanácsadás Blog

8 pont, amivel elkerülheti, hogy ERP rendszere kudarcot valljon

A legtöbb esetben a probléma nem az ERP rendszerrel van! Az alábbiakban 8 pontban összefoglaltuk saját tanácsadói tapasztalataink alapján, hogy hogyan viheti sikerre ERP bevezetését!

1. Értse meg cége üzleti folyamatait és alapvető igényeit!

Bármilyen üzleti rendszer kiválasztásának első lépése, hogy tisztában legyünk saját cégünk alapvető igényeivel és azzal, hogy ezekből mit szeretnénk mindenképpen viszontlátni a rendszerben. Ez különösen igaz ERP bevezetésekre. A vállalati üzleti folyamatok teljes körű megértése alapvető fontossággal bír a megfelelő ERP forgalmazó kiválasztásában és a bevezetés megtervezésében.

Minél több időt tölt a prioritások és a folyamatok testreszabási igényeinek egyértelmű meghatározásával, annál könnyebb lesz a szervezete számára legmegfelelőbb szoftver kiválasztása.

Az üzleti igények prioritásainak felállítása legalább olyan fontos, mint a meghatározásuk. Gyakran akkora mennyiségben áll rendelkezésre információ már a bevezetés felmerési szakaszában is, hogy a cégek könnyen elveszhetnek alacsonyabb szintű folyamatok meghatározása során. Célravezetőbb lehet, ha először a legalapvetőbb üzleti igényekre alapozva határozza meg a prioritásokat, majd a normál üzleti működést befolyásoló folyamatokkal folytatja, végül pedig a hosszú távú, stratégiai célokra koncentrál! Az üzleti igények meghatározása ráadásul nem egy egyszeri tevékenység, amelynek eredményeképpen egy statikus listát kapunk a megfelelő forgalmazó kiválasztásához. Fontos, hogy
az igény meghatározást dinamikusan változó folyamatként kezelje, amelyet rendszeresen érdemes felülvizsgálnia, hogy naprakészen követhesse cége igényeinek változását!

Sok cég elsősorban az ERP szoftver technikai aspektusaira koncentrál ahelyett, hogy előbb figyelembe venné a cég szempontjából legfontosabb igényeket. Ha a szoftver tulajdonságai vagy funkciói nincsenek összhangban a vállalat üzleti igényeivel, az gyakran felesleges erőforrás-, idő- és pénzpazarlással jár, függetlenül attól, hogy technikailag megfelelő-e a rendszer vagy sem.

2. Készítessen megtérülési számítást!

Egy átfogó megtérülés számítás (ROI) segítségével mindig könnyebb egy ERP rendszer beszerzését megindokolni. Egy jól összeállított tanulmány a meghatározott igényekre alapozva, kulcs teljesítménymutatókkal, kézzel fogható adatokkal támasztja alá a rendszer bevezetéséből származó előnyöket. Az üzleti életben tényekkel mindig nehezebb vitatkozni, mint véleményekkel. Ráadásul a megtérülés számítást elvégeztetheti az ERP bevezető cégekkel.

Ha összeadja a költségeket, a beruházással kapcsolatos kiadások gigászinak tűnhetnek. Fontos azonban, hogy a megtérülési mutatókba a rendszer használata által megvalósuló megtakarításokat is számítsa bele! Bár az eredmények a fejlesztés céljától és a munkamódszerektől függően cégenként jelentős különbségeket mutathatnak, egy jó rendszer mindenképpen számottevő megtakarítást biztosít.

3. Biztosítson megfelelő külső és belső erőforrást a projektre!

Egy sikeres ERP bevezetés előfeltétele, hogy egy elkötelezett projekt menedzser álljon a folyamat mögött, aki mind a tervezési, mind a bevezetési szakaszban összefogja az irányítást. Ezen felül, az is fontos, hogy a cég, a bevezetés előtt, közben és utána is megfelelő mértékű erőforrást biztosítson a bevezetéshez.

Fontos, hogy a külső tanácsadók és a belső munkatársak is legyenek aktív részesei a bevezetésnek. Amíg a külső tanácsadók ERP szaktudásukat (funkcionalitás, üzleti folyamat tervezés stb.) adják a projekthez, addig a cég szakemberei biztosíthatják a vállalat érdekeinek leginkább megfelelő testreszabási igények átadását. Előnyt jelent, ha a belső csapatát olyan tagokkal erősíti meg, akik korábban már részt vettek ERP implementációs folyamatokban. Ugyanakkor fontos az is, hogy a szervezet oszlopos tagjai aktív szerepet vállaljanak a bevezetésben, hiszen a folyamat befejeztével ők lesznek a projekt gazdái.

4. Nyerje el a vezetőség és a szervezet elkötelezett támogatását!

A minőségi ERP bevezetések további fontos megkülönböztető jegye, hogy a projektnek el kell nyernie a vállalati vezetők teljes körű és elkötelezett támogatását. Az persze vitatható, hogy ez tekinthető-e egy sikeres ERP bevezetés legfontosabb feltételének; vezetői hátszél nélkül azonban az ERP kezdeményezések sokkal könnyebben „szomjaznak” majd vállalati anyagi eszközök és erőforrások után. Az ERP kezdeményezések gyakran az informatikai igazgatótól vagy vezetőtől indulnak ki, de a vezérigazgató, a gazdasági igazgató és más felsővezetők támogatása is kritikus fontosságú. Ezek a szereplők felelősek a vállalati üzleti stratégia és a követendő irány meghatározásáért, így az ő feladatuk az is, hogy felsőbb szinten döntést hozzanak azzal kapcsolatban, hogy milyen szerepet játsszon az ERP rendszer a vállalat irányításában. Ezen túlmenően a felsővezetői részvétel hiánya egy ERP projektből jogi következményeket is vonhat maga után.

5. A korai tervezés = félsiker!

Az alapos tervezést semmi sem helyettesítheti egy ERP bevezetés során; már a projekt legkorábbi szakaszában érdemes projekt tervet készíteni! Ne feledje, hogy a vállalatok 54%-a arról számolt be, hogy az ERP bevezetése náluk tovább tartott a tervezettnél, amiért részben a hiányos tervezés is okolható. A cégek gyakran túlságosan fellelkesülnek egy ERP bevezetés előnyeit latolgatva, és azonnal bele akarják magukat vetni az újításba, részletesen kidolgozott terv nélkül. Túl gyakran találkozunk olyan ügyfelekkel, akik újabb és újabb tanácsadókat hoznak be, közben viszont az óra ketyeg. Fontos, hogy a vállalatok rászánják a szükséges időt egy biztos alapokon álló projektterv elkészítésére!

A projekttervben elegendő időt kell biztosítani az igények meghatározására, a kulcs teljesítménymutatók mérésével kapcsolatos tennivalókra, valamint a bevezető cég értékelésére és
kiválasztására. A legjobb tervek a szükségesnél nagyobb időkerettel számolnak, hogy jusson idő a tesztelésre, adatmigrálásra, és előre nem látható események kezelésére, amelyek minden bevezetésnél előfordulhatnak. Azok a vállalatok, amelyek teljeskörű, világos tervvel rendelkeznek, gyakran rövidebb bevezetési idővel és összességében kevesebb ráfordított összeggel számolhatnak.

6. Már a bevezetés korai szakaszában gondoljon az adatmigrálásra!

Sok vállalat csak a szoftver tesztelését és beállítását tartja szem előtt, és egészen az implementációs folyamat legvégéig elsiklik az adatmigrálás problémája felett. Ha azt szeretné, hogy ERP bevezetési projektje sikeres legyen, akkor már a projekt korai szakaszaiban gondoljon a migrálásra! Egy vállalat üzleti adatai valójában kiemelt fontosságú tárgyi eszközök, így egy elhanyagolt adatmigrálás az új ERP rendszerbe rendkívül káros hatással lehet az üzleti műveletekre.

Amint sikerül meghatároznia, hogy mennyi adatot kell migrálnia, függetlenül a tágabb implementációs folyamattól, végezhet adattisztítási és adatfeltérképezési műveleteket.

További fontos döntés, hogy mennyi archív adatot vigyen át az új rendszerbe. Sok vállalat olyan politikát folytat, hogy inkább mindent lement, minthogy azzal kelljen foglalkoznia, hogy milyen adatokat tart meg. Mindazonáltal minden cégnek ki kell alakítania egy adatmegőrzési és tárolási stratégiát! Ha mást nem, legalább a duplikált adatokat érdemes eltávolítani a migrálni kívánt adathalmazból, hogy ne foglaljanak feleslegesen lemezterületet. A régi számítógépes axióma, miszerint „értelmetlen adatok, értelmetlen eredményt adnak”, itt is érvényes; hibás adatainkat még egy teljesen új ERP rendszer sem fogja kijavítani.

7. Megszoksz vagy megszöksz!

Az ERP bevezetések nem pusztán rendszereket vagy üzleti folyamatokat befolyásolnak; a folyamatnak emberek is részesei, akik számára nehézséget jelenthet olyan szerepek, folyamatok,
vagy viselkedésformák megváltoztatása, amelyeket sok év munka során megszoktak. Ésszerűtlen azt várni a munkatársaktól, hogy egy viszonylag rövid implementációs folyamat alatt megváltoztassák hozzáállásukat. A változásmenedzsment egy állandó, folyton elvégzendő feladat, a legelső naptól, az implementáció teljes időtartama alatt, egészen a végfelhasználói betanítással véget érő projektzárásig.

A változásmenedzsment kulcsfontosságú egy ERP bevezetés sikeréhez. Szánjon rá időt, hogy a munkatársakat hozzászoktassa az új folyamatokhoz, új munkakörökhöz, hogy elfogadják és magukénak mondhassák az új rendszert. Ennek az aspektusnak a figyelmen kívül hagyása vagy elhalasztása a projekt későbbi szakaszára ellenállást eredményezhet az új rendszerrel szemben, akár veszélybe is sodorva a mindennapi működést. A legmagasabb fokú hatékonyság eléréséhez a betanításnak az üzleti folyamatokra kell koncentrálnia, valamint arra, hogy ezek a folyamatok hogyan befolyásolják a munkaköröket, és a munkát végzőket.

8. Világos ERP célok

A sikeres ERP bevezetések közös jellemzője, hogy világosan meghatározott szándékkal és mérhető célkitűzésekkel hívják őket életre. Fontos, hogy a cégek meghatározzák az igényeiket, kijelöljék a mérési paramétereiket, és összeállítsanak egy listát, amely világosan meghatározza, hogy milyen előnyöket vár el a cég a bevezetéstől.

Egyes vállalatok gyakran túlságosan figyelik azt is, hogy mások vagy versenytársaik mit kezdtek ERP rendszereikkel, különösen akkor, ha a felsővezetők már rendelkeznek korábbi ERP tapasztalatokkal egy másik cégtől. Ez persze nem jelenti azt, hogy ne lehetne tanulni mások tapasztalataiból, de mint ahogyan az a fentiekből is világosan kiderül, egy sikeres ERP bevezetés világos elképzeléseken és az egyes cégek számára egyedi igények megfogalmazásán alapszik.

Folyamat-felmérési segédlet vállalatirányítási rendszer bevezetéséhez

Hasznos segítséget kap a saját üzleti folyamatainak felméréséhez. 199 kérdés, hogy jobban megismerje folyamatait! Tudja meg, milyen kérdések várnak Önre a bevezetés előtt! (PDF – 1,4 Mb)

  • Megosztás: